MDTH-Newsletter für September 2026

UMSATZSTEUER / E-RECHNUNG

E-Rechnungspflicht: Ab 2027 wird es für die meisten Unternehmen ernst

Was ändert sich? Seit dem 1.1.2025 ist die elektronische Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern (B2B) der gesetzliche Regelfall. In der Praxis war davon bislang wenig zu spüren, denn das Wachstumschancengesetz hat großzügige Übergangsregelungen geschaffen: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmer weiterhin Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – einfache PDF-Rechnungen versenden. Diese Schonfrist läuft nun ab. Zum 1.1.2027 entfällt sie für den größten Teil der Unternehmen, zum 1.1.2028 für alle übrigen.

Welche Folgen hat das? Betroffen ist weit mehr als nur das Rechnungsformular. Die Umstellung berührt Ihre Fakturierungs- und Warenwirtschaftssoftware, Ihre Stammdaten, den Rechnungseingang, die Freigabe- und Prüfprozesse, Ihr Archiv sowie Ihre Verträge und Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Wir informieren Sie in dieser Ausgabe darüber, wer ab wann genau betroffen ist, welche Ausnahmen bleiben, was bei Verstößen droht und welche Schritte wir Ihnen konkret empfehlen.

Ab wann gilt das? Die Empfangspflicht besteht bereits seit dem 1.1.2025. Die Pflicht zum Ausstellen greift – abhängig von Ihrem Umsatz des Jahres 2026 – zum 1.1.2027 oder zum 1.1.2028.

Wer ab wann genau verpflichtet ist – der Fahrplan im Überblick

Was ändert sich? Das Gesetz unterscheidet streng zwischen dem Empfangen und dem Ausstellen von E-Rechnungen. Für das Empfangen gibt es keine Übergangsfrist, für das Ausstellen dagegen einen gestaffelten Zeitplan:

• Seit 1.1.2025: Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von Größe, Rechtsform und Umsatz. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür grundsätzlich. Die Pflicht trifft auch Kleinunternehmer, Vermieter, Ärzte und andere Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen sowie Land- und Forstwirte.
• Bis 31.12.2026: Für ausgehende Rechnungen dürfen noch alle Unternehmer Papierrechnungen versenden. Sonstige elektronische Rechnungen – etwa das klassische PDF per E-Mail – sind zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 1.1.2027: Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 EUR betragen hat, müssen für inländische B2B-Umsätze ausnahmslos E-Rechnungen ausstellen. Papier und PDF sind für sie dann nicht mehr zulässig.
• Ausnahme für 2027: Unternehmer mit einem Gesamtumsatz 2026 von nicht mehr als 800.000 EUR dürfen noch ein weiteres Jahr, also bis zum 31.12.2027, Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen verwenden.
• Ab 1.1.2028: Die E-Rechnung ist für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend. Auch das bisher privilegierte EDI-Verfahren ist dann nur noch zulässig, wenn aus dem übermittelten Datensatz die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig extrahiert werden können.

Welche Folgen hat das? Der Umsatz des Jahres 2026 entscheidet darüber, ob für Sie der 1.1.2027 oder der 1.1.2028 maßgeblich ist. Abzustellen ist auf den Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres – nicht auf den Gewinn und nicht auf den Umsatz des laufenden Jahres. Wer 2026 nahe an dieser Grenze liegt, sollte vorsorglich vom früheren Termin ausgehen.

Ab wann gilt das? Der Fahrplan steht fest; entscheidend ist Ihr Umsatz 2026 – also das laufende Jahr.

Was eine E-Rechnung ist – und was ausdrücklich keine ist

Was ändert sich? Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Zulässig sind insbesondere die XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die die erforderlichen Angaben nicht vollständig abbilden. Auch andere, zwischen den Parteien vereinbarte Formate sind möglich, sofern sich die Pflichtangaben richtig und vollständig auslesen lassen.

Welche Folgen hat das? Eine eingescannte Papierrechnung, ein reines Bild-PDF oder ein per E-Mail versandtes Textdokument sind keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung – auch dann nicht, wenn sie elektronisch übermittelt werden. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte XML-Datensatz maßgeblich; weicht das sichtbare PDF-Bild davon ab, gilt der XML-Teil. Sämtliche umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Anlagen, Verweise auf Verträge oder Links auf ein Kundenportal ersetzen sie nicht. Das Bundesfinanzministerium hat dies im Schreiben vom 15.10.2025 klargestellt und dabei drei Fehlerkategorien unterschieden: Formatfehler, also Verstöße gegen die Syntax der Norm, Verstöße gegen die Geschäftsregeln der Norm – etwa fehlende Pflichtfelder – und inhaltliche Fehler bei technisch einwandfreier Datei.

Ab wann gilt das? Bereits heute. Die Verwaltungsauffassung ergibt sich aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024, das durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 überarbeitet und ergänzt wurde.

Diese Ausnahmen bleiben Ihnen erhalten

Was ändert sich? Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Außerhalb dieses Bereichs bleibt es bei den bisherigen Regeln:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – hier bleibt jede Rechnungsform zulässig.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Bestimmte nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, etwa Finanz-, Versicherungs-, Heil- und bestimmte Vermietungsumsätze.
• Rechnungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen müssen sie diese aber sehr wohl.
• Leistungen an Empfänger im Ausland sowie an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind.

Welche Folgen hat das? Die Ausnahmen entlasten weniger, als es zunächst scheint: Sobald Sie auch nur einen Teil Ihrer Umsätze im inländischen B2B-Bereich erzielen, benötigen Sie einen vollständigen E-Rechnungsprozess. Umgekehrt dürfen Sie in den Ausnahmefällen freiwillig eine E-Rechnung ausstellen. Beachten Sie außerdem, dass für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) seit Jahren eigene, teils strengere Vorgaben der E-Rechnungsverordnungen gelten, einschließlich der Angabe einer Leitweg-ID.

Ab wann gilt das? Die Ausnahmen gelten unbefristet fort; sie sind nicht Teil der auslaufenden Übergangsregelung.

RECHTSFOLGEN BEI ZUWIDERHANDLUNGEN

Was droht, wenn Sie weiterhin Papier oder PDF versenden?

Was ändert sich? Ab dem für Sie maßgeblichen Stichtag ist eine Papier- oder PDF-Rechnung im inländischen B2B-Bereich keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Der Gesetzgeber hat für diesen Fall kein neues Sanktionssystem geschaffen – er greift auf die vorhandenen Instrumente zurück. Gerade deshalb sind die Folgen breiter gestreut, als viele Unternehmer erwarten.

Welche Folgen hat das? Praktisch bedeutsam sind vor allem fünf Risiken:

• Bußgeld bis 5.000 EUR: Wer eine Rechnung entgegen § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Sie kann mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 EUR geahndet werden. Ob davon auch die Papierrechnung statt der geschuldeten E-Rechnung erfasst wird, ist umstritten und nicht höchstrichterlich geklärt – eingehen sollten Sie das Risiko dennoch nicht.
• Gefährdeter Vorsteuerabzug beim Empfänger: Ihr Kunde benötigt für den Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Erhält er ab dem Stichtag statt der geschuldeten E-Rechnung nur ein PDF, ist sein Vorsteuerabzug gefährdet. Heilen lässt sich das grundsätzlich nur durch Nachreichen einer ordnungsgemäßen E-Rechnung. Erfahrungsgemäß weisen Kunden fehlerhafte Rechnungen deshalb konsequent zurück.
• Zahlungsverzögerung und Liquiditätsverlust: Solange keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, kann sich der Empfänger auf ein Zurückbehaltungsrecht berufen und die Zahlung verweigern. Skontofristen verstreichen, Zahlungsziele verschieben sich, und im Ergebnis finanzieren Sie Ihren Kunden. Bei größeren Auftragsvolumina ist das der teuerste Posten überhaupt.
• Buchführungsmängel und Hinzuschätzung: Nicht ordnungsgemäß ausgestellte oder nicht ordnungsgemäß archivierte Rechnungen sind ein formeller Mangel der Buchführung. Wiegt er schwer, kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verwerfen und nach § 162 AO hinzuschätzen. Kommen Sie Mitwirkungsverlangen in der Prüfung nicht rechtzeitig nach, droht zusätzlich ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 EUR je Tag für bis zu 150 Tage (§ 200a AO).
• Doppelter Steuerausweis: Wer zur Sicherheit sowohl eine E-Rechnung als auch ein PDF über denselben Umsatz versendet, riskiert einen doppelten Steuerausweis. Die Umsatzsteuer wird dann unter Umständen zweimal geschuldet (§ 14c Abs. 1 UStG), bis die zweite Rechnung berichtigt ist. Versenden Sie das PDF daher nur erkennbar als unverbindliche Lesekopie – oder besser gar nicht.

Ab wann gilt das? Ab dem 1.1.2027 beziehungsweise dem 1.1.2028 – je nachdem, welche Umsatzgrenze für Sie maßgeblich ist. Die Pflicht, E-Rechnungen entgegenzunehmen und GoBD-konform aufzubewahren, besteht dagegen schon heute.

GOBD UND VERFAHRENSDOKUMENTATION

GoBD: Die alten Grundsätze bestimmen den Umgang mit der neuen Rechnung

Was ändert sich? Eine häufig gestellte Frage lautet, ob die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – für die E-Rechnung eine Rolle spielen. Die Antwort ist ein klares Ja: Die E-Rechnung ist ein aufbewahrungspflichtiger Buchungsbeleg, damit greifen die GoBD in vollem Umfang. Umgekehrt hat die E-Rechnung die GoBD verändert – das Grundlagenschreiben vom 28.11.2019 wurde durch die BMF-Schreiben vom 11.3.2024 und vom 14.7.2025 gezielt an die elektronische Rechnung angepasst.

Welche Folgen hat das? Für Ihre Praxis ergeben sich daraus sechs konkrete Anforderungen:

• Aufzubewahren ist der strukturierte Teil der E-Rechnung – also die XML-Datei – in seinem ursprünglichen Format, unverändert, vollständig, lesbar und maschinell auswertbar.
• Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD genügt grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Der menschenlesbare Bildteil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er über den XML-Teil hinausgehende oder von ihm abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
• Eine Formatkonvertierung – etwa in ein Archivformat – ist zulässig, darf den strukturierten Teil aber weder verändern noch verlorengehen lassen.
• Für Buchungsbelege in strukturierter Form genügt seit der zweiten GoBD-Änderung die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original; eine bildliche Übereinstimmung ist nicht mehr erforderlich.
• Der Ausdruck einer E-Rechnung ersetzt die Archivierung nicht. Wer nur das PDF oder einen Papierausdruck ablegt, erfüllt seine Aufbewahrungspflicht nicht – ein in der Praxis sehr häufiger Fehler.
• Es bleibt bei den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechten Erfassung, Ordnung und – besonders wichtig – der Unveränderbarkeit. Ein E-Mail-Postfach oder ein gewöhnlicher Ordner auf dem Server sind deshalb kein GoBD-konformes Archiv.

Ab wann gilt das? Die zweite GoBD-Änderung ist mit Wirkung vom 14.7.2025 anzuwenden. Für Buchungsbelege gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO) – für Belege, deren zehnjährige Frist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war. Handels- und gesellschaftsrechtliche Fristen sowie Sonderregelungen, etwa für Finanzdienstleister, bleiben davon unberührt.

Die Verfahrensdokumentation: der Nachweis, dass Ihr Prozess trägt

Was ändert sich? Die GoBD verlangen für jedes eingesetzte Datenverarbeitungssystem eine Verfahrensdokumentation. Das ist keine neue Pflicht – sie gewinnt mit der E-Rechnung aber erheblich an Gewicht. In einer rein elektronischen Rechnungskette kann ein Betriebsprüfer nicht mehr am Papierbeleg nachvollziehen, wie eine Rechnung ins Unternehmen gelangt, geprüft, freigegeben, gebucht und archiviert wurde. Genau das muss die Verfahrensdokumentation leisten: Sie beschreibt Ihren Prozess so, dass ein sachverständiger Dritter ihn in angemessener Zeit nachvollziehen kann.

Welche Folgen hat das? Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie inhaltsleer, liegt ein formeller Mangel der Buchführung vor. Ist deshalb die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht mehr gewährleistet, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und hinzuschätzen. In der digitalen Betriebsprüfung wird danach erfahrungsgemäß als Erstes gefragt.

Wie eine Verfahrensdokumentation aussehen kann: Ein bewährter Aufbau umfasst fünf Bausteine, ergänzt um einen E-Rechnungsteil:

• Allgemeine Beschreibung: Unternehmen, Branche, Rechtsform, Organisationsstruktur, Art der Gewinnermittlung, eingesetzte Systeme (Warenwirtschaft, Fakturierung, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Archiv, Bank) und die Verantwortlichkeiten.
• Anwenderdokumentation: Der tatsächliche Belegfluss. Für Ausgangsrechnungen: von der Auftragserfassung über die Rechnungserstellung und den Versandweg bis zur Ablage. Für Eingangsrechnungen: vom Eingangskanal über die Erfassung, die sachliche und rechnerische Prüfung, die Freigabe und die Buchung bis zur Zahlung und Archivierung.
• Technische Systemdokumentation: Hard- und Software mit Versionsständen, Schnittstellen zwischen den Systemen, Betrieb in der Cloud oder lokal, Datensicherungskonzept, Zugriffsschutz und Berechtigungskonzept.
• Betriebsdokumentation mit internem Kontrollsystem: Wer kontrolliert was und wann, Vier-Augen-Prinzip, Umgang mit Fehlbuchungen und Stornierungen, Kontrollen zur Vollzähligkeit der Belege sowie die Maßnahmen, die die Unveränderbarkeit des Archivs sicherstellen.
• E-Rechnungsteil: Zulässige Empfangskanäle für E-Rechnungen (zentrales Rechnungspostfach, Portal, EDI), Validierung der eingehenden XML-Dateien, Umgang mit fehlerhaften oder zurückgewiesenen Rechnungen, Behandlung hybrider Formate und die Archivierung des Originaldatensatzes.
• Änderungshistorie: Versionierung mit Datum, verantwortlicher Person und Beschreibung der Änderung. Frühere Fassungen sind mit aufzubewahren, denn die Dokumentation muss für jeden Prüfungszeitraum den damals gelebten Prozess beschreiben.

Wo Sie weitere rechtssichere Informationen erhalten: Verlässliche und kostenfreie Quellen im Internet sind insbesondere:

• Bundesfinanzministerium (bundesfinanzministerium.de): Hier finden Sie die GoBD sowie die BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025 im amtlichen Volltext.
• Bundessteuerberaterkammer (bstbk.de) und Deutscher Steuerberaterverband (dstv.de): Beide Organisationen stellen eine gemeinsame Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen nebst FAQ-Katalog kostenfrei zur Verfügung. Sie ist fachlich abgestimmt, in der Praxis anerkannt und als Gerüst auch für die Dokumentation des E-Rechnungsprozesses gut geeignet.
• FeRD (ferd-net.de): Das Forum elektronische Rechnung Deutschland veröffentlicht die Spezifikationen zu ZUGFeRD und erläutert die einzelnen Formatprofile.
• KoSIT / XRechnung (xeinkauf.de): Die Koordinierungsstelle für IT-Standards betreut den Standard XRechnung und stellt Validierungswerkzeuge bereit, mit denen Sie eingehende Dateien prüfen können.
• Ihre IHK oder Handwerkskammer: Dort erhalten Sie praxisnahe Merkblätter, Checklisten und Veranstaltungshinweise für Ihre Branche.

Ein wichtiger Hinweis: Ein heruntergeladenes Muster ist ein Gerüst, keine fertige Verfahrensdokumentation. Es beschreibt Ihre Buchführung erst, wenn es an Ihre Abläufe, Ihre Software und Ihre Zuständigkeiten angepasst ist. Eine Dokumentation, die nicht dem gelebten Prozess entspricht, schadet in der Betriebsprüfung mehr, als sie nützt. Sprechen Sie uns bei Erstellung und Pflege gerne an.

Ab wann gilt das? Die Pflicht besteht bereits. Spätestens mit der Umstellung auf die E-Rechnung sollte die Verfahrensdokumentation erstellt oder aktualisiert werden – am besten parallel dazu.

UNSERE HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN

Ihr Fahrplan bis zum 1.1.2027 – das sollten Sie jetzt angehen

Was ändert sich? Wenn Sie Ihre Systeme bisher nicht umgestellt haben, ist das kein Grund zur Panik – aber der Zeitpunkt, damit zu beginnen. Auswahl, Umstellung, Test und Dokumentation dauern erfahrungsgemäß sechs bis zwölf Monate, und die Kapazitäten der Softwarehäuser werden im Laufe des Jahres 2026 knapper.

Wir empfehlen insbesondere:

• Umsatzgrenze prüfen: Prognostizieren Sie Ihren Gesamtumsatz 2026 und klären Sie, ob für Sie der 1.1.2027 oder der 1.1.2028 gilt. Im Zweifel planen Sie den früheren Termin.
• Bestandsaufnahme machen: Erfassen Sie, an wen Sie Rechnungen stellen – inländisches B2B, B2C, Ausland, öffentliche Auftraggeber – und wie viele Rechnungen je Kanal anfallen. Erst daraus ergibt sich der tatsächliche Umstellungsbedarf.
• Software abklopfen: Fragen Sie Ihren Anbieter schriftlich, ob und ab wann Ihre Software XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugen und einlesen kann – und zu welchen Kosten.
• Empfangsweg festlegen und kommunizieren: Richten Sie ein zentrales Rechnungspostfach ein statt Rechnungen in persönlichen Mitarbeiterpostfächern zu empfangen, und teilen Sie die Adresse Ihren Lieferanten aktiv mit.
• Stammdaten bereinigen: Firmierung, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und – bei öffentlichen Auftraggebern – die Leitweg-ID müssen gepflegt sein; ergänzen Sie die E-Rechnungsadressen Ihrer Kunden und Lieferanten.
• Eingangsprozess digitalisieren: Sehen Sie eine automatisierte Validierung eingehender XML-Dateien und einen digitalen Freigabe-Workflow vor. Die Umlaufmappe aus Papier passt nicht mehr zum Prozess.
• Archivierung sicherstellen: Sorgen Sie für ein revisionssicheres Archiv, das den Originaldatensatz unveränderbar, protokolliert und maschinell auswertbar für acht Jahre vorhält.
• Verfahrensdokumentation aufsetzen: Erstellen oder aktualisieren Sie Ihre Verfahrensdokumentation parallel zur Systemumstellung – nicht erst, wenn die Prüfungsanordnung im Briefkasten liegt.
• Verträge und AGB anpassen: Nehmen Sie Regelungen zu Format, Übermittlungsweg, Zustimmung zu sonstigen elektronischen Rechnungen und zum Umgang mit fehlerhaften Rechnungen auf.
• Mitarbeiter schulen: Buchhaltung, Vertrieb und Einkauf müssen wissen, was eine E-Rechnung ist, woran man sie erkennt, wie sie geprüft wird und wo sie abzulegen ist.
• Testphase einplanen: Stellen Sie im Laufe des Jahres 2026 freiwillig auf E-Rechnungen um und testen Sie mit einigen kooperativen Kunden und Lieferanten. Wer erst im Dezember 2026 startet, testet im Echtbetrieb.
• Doppelte Rechnungen vermeiden: Versenden Sie zu einer E-Rechnung kein zusätzliches PDF als vermeintlich ordentliche Rechnung – sonst droht ein doppelter Steuerausweis nach § 14c UStG.

Ab wann gilt das? Am besten sofort – wer erst im Winter 2026 startet, hat deutlich zu wenig Zeit.

 

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.